Zauberwort Zeitmanagement - welche Methoden haben sich in der Praxis bewährt?
Veröffentlicht am 25.07.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
Praxistipps und Weiterbildungsangebote zur Stressvermeidung durch Zeitmanagement sind bei Beschäftigten enorm gefragt. In der Ratgeberliteratur gibt es dazu mittlerweile eine Fülle von ausgeklügelten Methoden. Aber welche Tipps sind im Arbeitsalltag leicht umsetzbar und haben sich in der Praxis bewährt?
Auf welchen Grundprinzipien basiert Zeitmanagement?
So unterschiedlich die Methoden für gutes Zeitmanagement sein mögen - in der Regel liegen ihnen zwei Prinzipien zu Grunde. Das eine davon ist die Priorisierung von Aufgaben. Es geht also zunächst einmal darum, wichtige Aufgaben von unwichtigen Dingen zu trennen. Das andere Leitprinzip ist die konsequente Fokussierung beim Arbeiten. Das bedeutet, dass Sie während intensiven Arbeitsphasen Ablenkungen unbedingt vermeiden sollten.
Wie man diese Prinzipien am besten umsetzt? Eine Paradox aus der Praxis ist dieses: Sobald Methoden zum Zeitmanagement zu kompliziert und aufwändig werden, kann das kontraproduktiv sein. Das Zeitmanagement selbst - durch das Führen aufwändiger Listen, Bullet Journals oder die Nutzung von ausgefallenen Apps - wird dann zum Hinausschieben der Arbeit genutzt. So sollten Sie es nicht machen. Aber wie priorisiert man richtig?
Was ist die 80/20-Regel?
Der Dreh- und Angelpunkt für gutes Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip. Benannt ist es nach dem Vilfredo Pareto. Der italienische Wirtschaftswissenschaftler erkannte, dass sich mit einem Einsatz von 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der vorhandenen Aufgaben erledigen lassen. Für die verbliebenen 20 Prozent werden umgekehrt 80 Prozent an Energie benötigt.
Das Ergebnis können Sie sich sicher bereits denken: Wenn Sie am falschen Ende beginnen, ist die Gefahr gross, dass Sie am Ende mit leeren Händen da stehen. Identifizieren Sie vor Arbeitsbeginn die Aufgaben, die sich ohne viel Aufwand schnell erledigen lassen. Dann wird man Sie am Ende des Tages für ihre grosse Leistungsstärke bewundern.
Wie strukturiert man den Arbeitstag?
Den zweiten Schlüssel zum Erfolg bildet die Orientierung an klaren Zeitfenstern. Teilen Sie den Tag in Phasen ein, in denen Sie sich gut konzentrieren könnten. Beginnen Sie den Tag mit kurzen Phasen, in denen Sie kleine Aufgaben erledigen. Es wird Sie innerlich beflügeln, wenn Sie merken, wie viel Sie bereits erledigt haben. Ein gutes Zeitmanagement bringt diese Art von Flow-Effekt mit sich.
Auf kurze Arbeitsphasen mit Aufgaben, die sich schneller erledigen lassen, folgt eine intensivere Arbeitsphase. In dieser ist Konzentration gefragt. Nach spätestens 45 Minuten sollten Sie wieder eine kurze Pause einlegen. Auf eine lange und intensive Phase folgt ein Abschnitt mit kurzweiligen Arbeiten, bei denen Ablenkung auch möglich ist. Beim Strukturieren kommt es auf einen angenehmen Wechsel unterschiedlicher Phasen an. Ausserdem sollten Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit auf keinen Fall überstrapazieren. Durch Abwechslung vermeiden Sie Phasen des Leerlaufs. So kommt man am besten voran.
So unterschiedlich die Methoden für gutes Zeitmanagement sein mögen - in der Regel liegen ihnen zwei Prinzipien zu Grunde. Das eine davon ist die Priorisierung von Aufgaben. Es geht also zunächst einmal darum, wichtige Aufgaben von unwichtigen Dingen zu trennen. Das andere Leitprinzip ist die konsequente Fokussierung beim Arbeiten. Das bedeutet, dass Sie während intensiven Arbeitsphasen Ablenkungen unbedingt vermeiden sollten.
Wie man diese Prinzipien am besten umsetzt? Eine Paradox aus der Praxis ist dieses: Sobald Methoden zum Zeitmanagement zu kompliziert und aufwändig werden, kann das kontraproduktiv sein. Das Zeitmanagement selbst - durch das Führen aufwändiger Listen, Bullet Journals oder die Nutzung von ausgefallenen Apps - wird dann zum Hinausschieben der Arbeit genutzt. So sollten Sie es nicht machen. Aber wie priorisiert man richtig?
Was ist die 80/20-Regel?
Der Dreh- und Angelpunkt für gutes Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip. Benannt ist es nach dem Vilfredo Pareto. Der italienische Wirtschaftswissenschaftler erkannte, dass sich mit einem Einsatz von 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der vorhandenen Aufgaben erledigen lassen. Für die verbliebenen 20 Prozent werden umgekehrt 80 Prozent an Energie benötigt.
Das Ergebnis können Sie sich sicher bereits denken: Wenn Sie am falschen Ende beginnen, ist die Gefahr gross, dass Sie am Ende mit leeren Händen da stehen. Identifizieren Sie vor Arbeitsbeginn die Aufgaben, die sich ohne viel Aufwand schnell erledigen lassen. Dann wird man Sie am Ende des Tages für ihre grosse Leistungsstärke bewundern.
Wie strukturiert man den Arbeitstag?
Den zweiten Schlüssel zum Erfolg bildet die Orientierung an klaren Zeitfenstern. Teilen Sie den Tag in Phasen ein, in denen Sie sich gut konzentrieren könnten. Beginnen Sie den Tag mit kurzen Phasen, in denen Sie kleine Aufgaben erledigen. Es wird Sie innerlich beflügeln, wenn Sie merken, wie viel Sie bereits erledigt haben. Ein gutes Zeitmanagement bringt diese Art von Flow-Effekt mit sich.
Auf kurze Arbeitsphasen mit Aufgaben, die sich schneller erledigen lassen, folgt eine intensivere Arbeitsphase. In dieser ist Konzentration gefragt. Nach spätestens 45 Minuten sollten Sie wieder eine kurze Pause einlegen. Auf eine lange und intensive Phase folgt ein Abschnitt mit kurzweiligen Arbeiten, bei denen Ablenkung auch möglich ist. Beim Strukturieren kommt es auf einen angenehmen Wechsel unterschiedlicher Phasen an. Ausserdem sollten Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit auf keinen Fall überstrapazieren. Durch Abwechslung vermeiden Sie Phasen des Leerlaufs. So kommt man am besten voran.